בעולם שבו התוכן חשוב מאי פעם, כנס טוב הוא לא רק עוד אירוע בלו"ז – הוא חוויה, במה, חיבור בין אנשים ודרך להעביר מסר חזק וברור. בין אם מדובר בכנס לקוחות, האקתון או יום עיון – מה שעושה את ההבדל הוא הארגון. ארגון כנסים הוא תחום הדורש הבנה בתוכן, לוגיסטיקה ואנשים – וגם לא מעט גמישות, דיוק ויצירתיות.
כל כנס והסיפור שהוא רוצה לספר
כנס הוא לא רק סדרה של הרצאות. הוא רגע בו אנשים מתנתקים מהשגרה כדי להקשיב, לשתף, ללמוד ולהתחבר.לכן, אחד הדברים הכי חשובים בתהליך ארגון כנסים הוא להבין מה הכנס מנסה להגיד – ומה הקהל מצפה לקבל. כנסי הדרכה לדוגמה, צריכים להיות ברורים ולעבור דרך חוויה שמשאירה חותם מקצועי. לעומת זאת,כנסי לקוחות דורשים אווירה דינמית, קצב מהיר והזדמנויות ליצירת קשרים חדשים. הפקה נכונה תדע להתאים את הקצב, העיצוב, התוכן והאווירה – בדיוק לקהל היעד.
להעביר ידע, לבנות מיומנויות
כנסי הדרכה הם הזדמנות מצוינת להשקיע בצוות, להעמיק ידע מקצועי ולהניע תהליכי למידה ארגוניים. הם יכולים להתקיים כחלק מיום עיון, סדנה מעשית או סדרת הרצאות בנושאים המקדמים את החברה–כמו ניהול, תקשורת בין- אישית, חדשנות או טכנולוגיה. בניגוד לכנס שיווקי, כאן המיקוד הוא פנימי: חיזוק הכלים של העובדים ובניית תשתית ארגונית חזקה יותר. בארגון נכון של כנס הדרכה חשוב לא רק לבחור את התכנים והמרצים, אלא גם לדאוג לאווירה פתוחה,ללו"ז מאוזן,למתחם נעים ולמינון נכון בין למידה להפסקות. כשעושים את זה נכון–המשתתפים יוצאים עם תחושת ערך, וכל החברה מרוויחה.
הפקת האקתון לחברות – כשחשיבה נפגשת עם עשייה
הפקת האקתון לחברות היא תחום ייחודי בפני עצמו. בניגוד לכנס רגיל, האקתון משלב חשיבה יצירתית, תחרותיות, טכנולוגיה ושיתוף פעולה בזמן אמת. זהו אירוע אינטנסיבי, לרוב בן יום עד יומיים, בו המשתתפים נחלקים לקבוצות חשיבה במטרה לפתח רעיון, פתרון או מוצר – ולהציג אותו תוך זמן קצר. בהאקתון, צריך לדעת איך לבנות מתחם שמזמין עבודה בצוותים, איך לארגן את היום סביב שלבים מוגדרים, איך לשמור על אנרגיה גבוהה לאורך זמן – ואיך לסיים עם תחושת הישג. כדי שזה יעבוד, חייבים תכנון לוגיסטי מדויק, צוותי ליווי מקצועיים, פתרונות ניידים (עמדות חשמל, אינטרנט, ציוד תצוגה) ותחושת קהילה שתישאר גם אחרי האירוע.
ארגון כנסים זה קודם כל הקשבה
כשאנחנו נכנסים לתהליך של הפקת כנסים מקצועיים, אנחנו מתחילים בהקשבה. מה מטרת הכנס? מי המשתתפים? האם מדובר בצוות פנימי או בקהל חיצוני? מה אמור לקרות בסוף היום – הבנה עמוקה יותר? חיבור בין משתתפים? חשיפה של רעיונות חדשים?
השאלות האלו עוזרות לנו לתכנן את כל השלד של הכנס:
- בחירת לוקיישן נגיש ונעים
- ניהול לוח זמנים מדויק
- עיצוב חללים ומיתוג
- תוכן איכותי –הרצאות, פאנלים, סדנאות
- ליווי טכני מלא –סאונד, תאורה, מסכים
- פתרונות אוכל,קפה,הפסקות ומרחבים לשיחה
כל אלו יוצרים יחד חוויה מקצועית, אבל גם אנושית,נעימה ומשמעותית.
כשזה מגיע לארגון כנסים, אין מקום לפשרות. הפקת כנסים מקצועיים היא הרבה יותר מרשימת משימות–היא שילוב של תכנון מדויק עם הקשבה אמיתית לצרכים שלכם. כשעושים את זה נכון,הכנס מרגיש טבעי, כזה שמדברים עליו גם הרבה אחרי שהוא נגמר. אז אם אתם מתכננים כנס ורוצים לדעת שיש מי שחושב על כל פרט יחד אתכם – אנחנו כאן בדיוק בשביל זה. דברו איתנו – ונתכנן ביחד את הכנס שכולם יזכרו.
